Ich habe für mich selbst alle vier Stufen gebaut. Kleine Assistenten, die nach einer Stunde stehen. Eine tägliche Zusammenfassung von Neuigkeiten rund um KI. Eigene Programme für Transkriptionen und für Bildschirmaufnahmen. Und ein Kundendashboard, über das Kommunikation und Auswertungen laufen. Das hat insgesamt zwei Monate gedauert.
Dieser Artikel handelt von der ersten Stufe. Sie ist die kleinste und die, mit der du selbst anfangen kannst. Im Grunde ist sie das feste Zuhause für die Materialsammlung aus meinem Artikel über KI-Tools für Selbstständige. Dort hängst du dein Material an jede Anfrage an. Im eigenen Assistenten liegt es schon drin.
Wofür lohnt sich ein eigener Assistent?
Für Aufgaben, bei denen du der KI sonst jedes Mal dasselbe erklärst. Drei Arten kommen bei Selbstständigen immer wieder vor.
Texte in deinem Ton. Newsletter, Beiträge, Angebotstexte. Der Assistent kennt deine Zielgruppe, deine Formulierungen und die Wörter, die du nie benutzen würdest. Du gibst ihm Stichpunkte, er macht einen Entwurf daraus.
Fragen zu deinen eigenen Unterlagen. Eine Coachin hinterlegt zum Beispiel ihre Übungen, ihren Programmaufbau und ihre Arbeitsblätter. Vor einer Sitzung fragt sie dann, welche Übung zu einem Thema passt, statt sich durch drei Ordner zu klicken.
Antworten vorbereiten. Eine Hochzeitsfotografin bekommt zum Beispiel jede Woche ähnliche Anfragen: Ist der Termin noch frei, was ist im Paket drin, wie läuft der Tag ab? Der Assistent kennt ihre Pakete und entwirft die Antwort. Lesen und abschicken tut sie selbst.
Und zwei Fälle, in denen du keinen brauchst. Fällt die Aufgabe nur zweimal im Jahr an, reicht ein gespeichertes Textdokument mit deiner Anweisung. Das kopierst du bei Bedarf in einen normalen Chat. Und soll etwas regelmäßig passieren, ohne dass du das Ergebnis jedes Mal liest, ist es wieder eine Automation.
Wie heißt das in ChatGPT, Claude und Gemini, und geht es kostenlos?
Das Prinzip ist überall dasselbe: eine feste Anweisung plus deine Unterlagen. Nur die Namen unterscheiden sich, und alle drei gibt es ohne Abo.
In ChatGPT heißen sie Projekte. Kostenlos kannst du fünf Dateien pro Projekt hinterlegen, mit Plus sind es 25. Teilen kannst du ein Projekt per Link, auch schon im kostenlosen Tarif.
Die bekannteren „GPTs“ solltest du nicht mehr anfangen. Laut OpenAI lassen sich in privaten Konten keine neuen GPTs mehr anlegen, und am 11. Dezember 2026 sollen sie ganz abgeschaltet werden. So steht es Ende September 2026 im Hilfebereich von OpenAI.
In Claude heißen sie ebenfalls Projekte. Im kostenlosen Tarif gehen bis zu fünf. Teilen kannst du sie erst im Team-Tarif, und dann nur mit Leuten aus derselben Organisation. Claude ist das Werkzeug, mit dem ich selbst am liebsten baue.
In Gemini heißen sie Gems. Sie sind kostenlos und lassen sich per Link teilen.
Welches der drei du nimmst? Das, das du ohnehin jeden Tag benutzt. Du musst dich nicht in ein neues Werkzeug einarbeiten, das meiste geht mit dem, das du schon hast. Anders wird es erst auf den höheren Stufen. Soll aus dem Assistenten ein eigenes Programm werden, wird es mit kostenlosen Tarifen schwierig oder dauert sehr lange. Dann brauchst du ein Abo, und die Kosten hängen davon ab, wie groß das Ding wird.
Was braucht ein Assistent von dir?
Vier Dinge. Keins davon ist technisch.
Eine Aufgabe, keine Rolle. „Du bist meine Marketingassistentin“ ist eine Rolle. Damit lädst du ihn ein, alles ein bisschen zu machen. „Du machst aus meinen Stichpunkten einen Newsletter-Entwurf“ ist eine Aufgabe. Daran kannst du messen, ob er gut ist.
Eine Anweisung, die dich beschreibt. Für wen du arbeitest, wie du redest, was du nie sagen würdest. Und wann er nachfragen soll, statt zu raten. Der letzte Punkt wird oft vergessen. Ohne ihn füllt der Assistent jede Lücke mit einer Vermutung.
Unterlagen, die stimmen. Nur das, was heute gilt. Liegen die alte und die neue Preisliste nebeneinander, nimmt er irgendeine. Mehr ist dabei nicht besser: Google schreibt selbst, dass Gemini bei zu großen Dateien Inhalte womöglich nicht vollständig berücksichtigt.
Einen festen Platz in deiner Woche. Montags der Newsletter, freitags die Anfragen der Woche. Ohne festen Anlass vergisst du ihn, und zwar schneller, als du denkst.
Dabei gilt, was ich bei allen meinen Projekten merke: Je mehr Sorgfalt du am Anfang hineinsteckst, desto weniger musst du hinterher nachbessern. Wie du die vier Teile für deine Aufgabe formulierst, lässt sich nicht pauschal sagen. Das hängt an deinem Angebot und an deinen Kundinnen.
Rechnet sich das für eine Person?
Beispielwerte, deine können abweichen.
Das Einrichten dauert rund eine Stunde, wenn dein Material schon beisammen ist. Sonst kommt ein Vormittag für die Materialsammlung dazu. Danach solltest du einmal im Monat drüberschauen: Stimmen die Unterlagen noch, hat sich beim Anbieter etwas geändert? Dafür rechne ich eine halbe Stunde.
Erstes Beispiel: Du nutzt den Assistenten 20-mal im Monat für Beiträge, E-Mails und Angebote. Jedes Mal sparst du etwa fünf Minuten, weil du kein Material mehr zusammensuchst und nichts neu erklärst. Das sind 100 Minuten im Monat. Zieh die halbe Stunde Pflege ab, bleiben 70 Minuten. Die Stunde fürs Einrichten ist im ersten Monat wieder drin.
Zweites Beispiel: Du brauchst ihn dreimal im Monat. Dann sparst du 15 Minuten und steckst 30 in die Pflege. Das rechnet sich nie. Ein gespeichertes Textdokument, das du bei Bedarf in den Chat kopierst, tut es hier genauso.
Der größere Gewinn steht in keiner Minutenrechnung. Ein Assistent klingt jedes Mal gleich und nennt jedes Mal dieselben Preise. Allerdings nur, solange die Unterlagen stimmen. Und genau da fängt das Scheitern an.
Woran scheitern eigene Assistenten bei Selbstständigen?
In einem Team fällt irgendwann jemandem auf, dass etwas nicht stimmt. Allein arbeitest du ohne dieses Netz. Daraus ergeben sich vier typische Stellen.
Die Pflege bleibt an dir hängen. Du hast ein Paket umbenannt oder die Preise angepasst, der Assistent kennt noch die alte Fassung. Das merkt niemand, bis ein Entwurf mit dem alten Preis bei einer Kundin landet. Deshalb der feste Termin einmal im Monat.
Einer soll alles können. Texte, Anfragen, Ideen, Buchhaltung. So ein Assistent kann alles ein bisschen und nichts richtig. Zwei kleine mit je einer Aufgabe sind leichter zu pflegen als ein großer.
Das Werkzeug ändert sich. Die GPTs bei ChatGPT sind das beste Beispiel: Wer dort einen Assistenten gebaut hat, muss bis Dezember umziehen. Heb deine Anweisung und deine Unterlagen deshalb auch in einem eigenen Ordner auf. Dann ist ein Umzug eine Stunde Arbeit und kein Neuanfang.
Er soll entscheiden. Einer Kundin absagen, eine Kulanz gewähren, auf eine verärgerte Nachricht antworten: Das bleibt bei dir. Der Assistent entwirft, du entscheidest. Dazu kommt, dass alle drei Werkzeuge manchmal Dinge erfinden. Es wird seltener, aber es kommt vor. Bei meinen eigenen Assistenten ist mir das noch nicht passiert. Garantieren kann das trotzdem niemand, und deshalb liest du alles, was rausgeht.
Was darf in die Unterlagen, und was nicht?
Keiner der Privattarife kommt mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Den gibt es bei ChatGPT ab dem Business-Tarif, bei Claude ab dem Team-Tarif und bei Google nur über bestimmte Workspace-Versionen. Die Trainingsnutzung kannst du in allen drei Werkzeugen abschalten. Die Einzelheiten stehen im KI-Tools-Artikel.
Beim eigenen Assistenten kommen zwei Punkte dazu. Wer Zugriff auf ein geteiltes Gem hat, sieht deine Anweisungen und Dateien, und in geteilten ChatGPT-Projekten können alle Mitglieder die Dateien herunterladen. Außerdem kann ein Gem Dateien aus Google Drive nur nutzen, wenn „Aktivitäten speichern“ eingeschaltet ist. Dann können deine Chats aber zum Training verwendet und zum Teil von Menschen gelesen werden.
Für deinen Alltag heißt das:
- Therapeutinnen und Heilpraktiker: keine Gesundheitsdaten, keine Sitzungsnotizen. Deine Methodenbeschreibungen und Infotexte schon.
- Coaches: nichts aus Sitzungen. Programmaufbau, Übungen und eigene Texte schon.
- Hochzeitsbranche: keine Namen, Termine oder Budgets von Paaren. Pakete, Preise und Ablaufpläne als Vorlage schon.
- Einzelhandel: keine Kundenlisten. Sortiment, Öffnungszeiten und Rückgaberegeln schon.
Die Faustregel: Alles, was von dir stammt, darf rein. Alles mit Namen deiner Kundinnen nicht, solange du keinen Tarif mit Vertrag hast. Ich bin keine Anwältin. Wenn du mit Gesundheitsdaten oder anderen sensiblen Daten arbeitest, hol dir jemanden dazu, der beraten darf.
Woran du merkst, dass sich ein eigener Assistent lohnt
- Die Aufgabe kommt jede Woche vor
- Du erklärst der KI jedes Mal dasselbe
- Du kannst die Aufgabe in einem Satz beschreiben
- Die Unterlagen dafür gibt es schon, und sie sind aktuell
- Du weißt, an welchem Tag du ihn benutzt
Und woran du merkst, dass du es lieber lässt
- Die Aufgabe kommt ein paarmal im Jahr vor
- Er soll Kundinnen antworten, ohne dass du draufschaust
- Er soll alles können
- Die wichtigsten Unterlagen enthalten Namen oder Gesundheitsdaten
- Einmal im Monat drüberschauen ist dir schon zu viel
Assistent, Automation oder doch ein eigenes Programm?
Genau diese Einordnung steht bei mir am Anfang, wenn ich KI-Lösungen entwickle. Manchmal reicht ein Projekt, das du selbst pflegst, und du brauchst nur jemanden, der einmal mit draufschaut. Manchmal bauen wir den Assistenten zusammen, damit du verstehst, was drinsteckt. Und manchmal ist es doch ein eigenes Programm, das ich für dich baue, ohne dass du hinterher vor einer Blackbox sitzt.
Wenn du nicht sicher bist, auf welcher Stufe deine Idee liegt, sag mir kurz, was dich jede Woche Zeit kostet. Im kostenlosen Erstgespräch sortieren wir das.
