Was wollen Selbstständige am liebsten loswerden?
Wenn es um Automatisierung geht, höre ich immer wieder dieselben drei Dinge.
Rechnungen schreiben und an Zahlungen erinnern. Das gehört dazu, das muss gemacht werden. Und trotzdem bleibt es ständig liegen.
Content finden und erstellen. Die Frage, was diese Woche gepostet wird, kommt jede Woche wieder. Und jede Woche fühlt sie sich an wie beim ersten Mal.
Erinnerungen an dich selbst. Du nimmst dir vor, die Blumen zu gießen. Es steht sogar im Kalender. Drei Wochen später sind sie trotzdem vertrocknet, weil der Termin zwar da ist, aber keine Erinnerung kommt.
Mit Unordnung hat das wenig zu tun. Eine meiner Kundinnen führt ein Brautmodengeschäft. Wer den ganzen Tag im Laden berät, hat abends ganz andere Dinge im Kopf. Dass da mal eine Rechnung nicht rausgeht oder niemand an die offene Zahlung denkt, ist schlicht logisch.
Wie viel Zeit geht dafür überhaupt drauf?
Eine Zahl dazu liefert der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap, nach eigener Aussage die größte Freelancer-Befragung im deutschsprachigen Raum. Rund 5.400 Selbstständige haben zwischen November 2025 und Februar 2026 mitgemacht. Im Schnitt sind 12 Prozent ihrer Arbeitszeit nicht abrechenbar. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das knapp fünf Stunden.
49 Prozent nennen Bürokratie als zentralen Grund dafür. Am meisten belasten die Steuererklärung mit 52 Prozent und die Buchhaltung mit 42 Prozent.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Befragt wurden zum größten Teil Leute aus Softwareentwicklung, Beratung und IT. Wer ein Ladengeschäft führt oder Social Media neben dem eigentlichen Beruf macht, sollte die fünf Stunden nur als Größenordnung lesen. Und die Steuererklärung wirst du nicht automatisieren. Erinnerungen, Rechnungen und wiederkehrende Nachrichten schon eher.
Ist Automatisierung dasselbe wie KI?
Nein. Und wer beides verwechselt, landet schnell beim falschen Werkzeug.
Eine Automatisierung folgt einer festen Regel. Wenn etwas passiert, passiert etwas anderes. Eine Rechnung ist 14 Tage überfällig, also geht eine Zahlungserinnerung raus. Jedes Mal gleich, ohne dass jemand nachdenken muss.
KI dagegen formuliert, sortiert und schlägt vor. Das Ergebnis ist jedes Mal ein bisschen anders. Genau das willst du bei Content-Ideen, und genau das willst du bei einer Zahlungserinnerung nicht.
Für klassische Automatisierungen sind Make und Zapier die Standardprogramme. Meine Empfehlung ist Make. Zum Vergleich der kostenlose Einstieg: Bei Make reicht er für zwei laufende Abläufe mit zusammen 1.000 Arbeitsschritten im Monat. Bei Zapier sind es 100 Schritte, und ein Ablauf darf nur aus zwei Schritten bestehen. Bezahlt geht es bei Make ab etwa 9 Dollar im Monat los.
ChatGPT und Claude sind in letzter Zeit ebenfalls deutlich stärker geworden und führen Aufgaben inzwischen auch nach Zeitplan aus. ChatGPT schickt dir das Ergebnis dann per Push-Nachricht oder E-Mail, drei solcher Aufgaben gehen schon im kostenlosen Tarif. Welches der KI-Abos für dich reicht, steht in KI-Tools für Selbstständige.
Brauchst du dafür überhaupt ein neues Programm?
Oft nicht. Bevor du etwas aufbaust, lohnt ein Blick in das, was du schon hast.
Die vertrockneten Blumen sind kein Automatisierungsproblem. Der Termin steht im Kalender, nur die Benachrichtigung fehlt. Die schaltest du in zwei Minuten ein. Wer lieber mit ChatGPT arbeitet, schreibt dort einmal „Erinnere mich jeden Montag um neun an die offenen Rechnungen“ und bekommt die Erinnerung.
Bei Rechnungen ist es ähnlich. Die gängigen Rechnungsprogramme zeigen dir überfällige Rechnungen auf einen Blick und erzeugen die Zahlungserinnerung mit wenigen Klicks. Ob sie die Erinnerung auch ganz ohne dich verschicken, hängt von Programm und Tarif ab.
Ein Termin am Montagmorgen, der sich wirklich meldet, und der Filter „überfällig“ im Rechnungsprogramm: Damit ist ein großer Teil des Problems gelöst, ohne dass du einen einzigen Ablauf baust.
Rechnet sich der Aufbau?
Beispielwerte, deine können abweichen.
Für eine einfache Automatisierung solltest du einen halben bis ganzen Tag einplanen. Wie lange es wirklich dauert, hängt davon ab, wo du stehst und welches Werkzeug du nimmst. Wer das Programm nicht kennt, sucht erst einmal, wo man klicken muss. Dazu kommt die Fehlersuche, wenn es nicht so läuft wie gedacht. Für die Rechnung nehme ich vier bis acht Stunden.
Erstes Beispiel, die Zahlungserinnerungen. Du gehst jede Woche deine offenen Rechnungen durch und schreibst die Erinnerungen selbst. Das kostet dich rund zwei Stunden im Monat. Mit einer Automatisierung bleibt eine halbe Stunde für Kontrolle und Sonderfälle. Gespart sind anderthalb Stunden im Monat. Der Aufbau ist nach drei bis fünf Monaten wieder drin. Und das Geld kommt früher, weil keine Erinnerung mehr vergessen wird.
Zweites Beispiel, eine Mail an Bestandskundinnen einmal im Quartal. Jede kostet dich 45 Minuten, im Jahr also drei Stunden. Selbst wenn die Automatisierung dir alles abnehmen würde, wäre der Aufbau erst nach 16 bis 32 Monaten wieder drin. Sie nimmt dir aber nicht alles ab, weil jede dieser Mails etwas anderes erzählt. Bis sich das rechnet, hat sich dein Angebot vermutlich schon zweimal verändert.
